Mais que enxugar, precisamos otimizar

Estamos em um momento de intensa busca pela redução de custos. Com a chegada da pandemia, a necessidade de enxugamento dos processos ficou ainda maior. Temos que encontrar saídas para essa situação, sem comprometer a qualidade e, muito menos, a competitividade de nossas empresas.

Mas que critério utilizar para decidirmos se uma tarefa pode ou não ser eliminada? Como devemos agir sem correr nenhum risco de prejudicar o desempenho do processo ou até mesmo a percepção de qualidade do cliente?

Um enxugamento quando é eficaz torna-se sinônimo de otimização, porque agirá diretamente nos elementos que consomem recursos sem nada agregar ao produto, ou seja, nas perdas. Para isso, não podemos agir com subjetividade, temos que ser cirúrgicos, agir com critérios bem definidos e coerentes.

Enxugamentos na manufatura

Para racionalizarmos um processo de manufatura é necessário um trabalho bastante técnico envolvendo mapeamentos e cronoanálises, porém, é muito provável que existam situações de perdas mais elementares, possíveis de identificarmos sem a necessidade de tanto estudo. Para isso, podemos usar como referência as “Sete Perdas da Produção Enxuta”. Se passarmos um pente fino na produção e identificarmos situações que se encaixam a uma destas descritas abaixo, já identificaremos as gorduras escondidas do processo.

Exemplos das sete perdas:

1 – Movimentação ou transporte de peças ou produtos, exceto para entrega ao cliente;

2 – Todo e qualquer tipo de estocagem;

3 – Movimentações desnecessárias de operadores ou máquinas;

4 – Esperas por materiais, pessoas, processamentos, informações, etc.;

5 – Superprocessamentos – processamentos que geram condições acima da exigência do cliente, por exemplo;

6 – Produção em quantidade maior que a necessária;

7 – Produtos defeituosos e suas consequências, como: conferências, retrabalhos e descartes de material.

Geralmente essas perdas existem em decorrência de deficiências do processo, assim, para eliminá- -las, primeiro precisaremos resolver esses problemas.

Enxugamentos de processos não ligados diretamente à produção

Os processos administrativos (contas a receber, vendas e folha de pagamento, etc.), assim como os de serviço de apoio (suprimento, expedição, manutenção, etc.), por não processarem bens tangíveis, são um pouco mais difíceis de analisar, principalmente se não usarmos nenhuma metodologia.

Para esses tipos de processo, a Produção Enxuta possui uma ferramenta relativamente simples que é conhecida como “ECRS”, uma sigla das iniciais das palavras ‘Eliminar’, ‘Combinar’, ‘Reduzir’ e ‘Simplificar’ que representam quatro perguntas a serem feitas com referência a cada atividade do processo analisado: “É possível eliminar essa atividade?”

Para respondermos a essa primeira pergunta precisamos verificar se a atividade está ou não alinhada à missão de seu processo. Usando esse critério, poderemos encontrar três tipos de atividades:

– as alinhadas à missão do processo, ou seja, as que agregam valor;

– as que, embora estejam desalinhadas à missão, são necessárias para atender a alguma exigência legal (rotinas contábeis, fiscais, exigências trabalhistas, etc.) ou para compensar deficiências estruturais do processo;

– e as não alinhadas à missão e por isso, não agregam valor.

Nesse caso, a resposta será “sim” somente para as atividades desalinhadas à missão e, consequentemente, não agregam valor. Fazendo essas checagens, teremos uma relação bem detalhada de tudo o que realmente não agrega. Alguns itens poderão ser eliminados quase que de imediato, mas outros, por sua complexidade, precisarão ser estudados mais detalhadamente.

É certo que, ao identificarmos as atividades que não agregam valor, ouviremos várias desculpas para justificar suas existências (às vezes nós mesmos fazemos isso). Essas justificativas podem até serem procedentes, porém, o que não podemos é nos conformarmos e convivermos com a situação sem buscarmos uma solução para sua causa raiz.

Até agora discutimos sobre o que não agrega ao processo, mas, também é possível identificarmos oportunidades de otimização nas atividades que agregam valor. Baseado nisso, é que existem as três perguntas seguintes do ECRS:

“É possível ‘combinar’ a atividade com outra?”

“Não há nada que podemos ‘reduzir’ nessa atividade?”

“Poderíamos ‘simplificar’ a atividade?”

Como são questões mais abertas, o nível das respostas variará muito em função do grau de envolvimento e da criatividade de quem irá respondê-las. Por isso, quanto mais pessoas estiverem envolvidas nessa análise, mais rico será o resultado desse trabalho.

Tanto as Sete Perdas quanto o ECRS são ferramentas reconhecidas mundialmente e muito fáceis de serem utilizadas. Com elas, é possível otimizarmos os processos de forma mais objetiva e segura.

É importante que utilizem esses recursos independentemente de haver ou não crises, mas não se assustem com o volume de oportunidades que vão encontrar. Isso porque, por melhor que seja um processo, a quantidade de oportunidades de melhorias será sempre maior do que a percepção de quem o analisa.

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